Wie virtuelle Meetings besser gelingen

Vor knapp zwei Wochen wurde ganz BurdaForward von unseren Büros in Deutschland und Italien in mehrere 100 kleine Home Offices verlagert, um die Kollegen vor einer Infektion mit dem Corona-Virus zu schützen und die Ausbreitung zu verhindern. Diese Maßnahme kam wenig überraschend, und dennoch lauern im Home Office ein paar Herausforderungen - wie zum Beispiel die Durchführung von Meetings.

Unser Glück ist wahrscheinlich, dass wir technisch sehr gut vorbereitet sind, bereits vor dem Corona-Virus Home Office gelebt haben und durch die vielen dezentralen Standorte auch die Durchführung von  virtuellen Meetings gewohnt sind. Was wir aber so bisher nicht kannten, ist, dass wirklich alle Meetings digital stattfinden. Was heißt das nun? Was ist anders?

Wir befinden uns gerade jetzt in der OKR-Planungsphase und setzen uns mit Teams aus bis zu 50 Personen gemeinsam Ziele für das nächste Tertial. Respekt hatte ich vor dieser Aufgabe und dem gemeinsamen virtuellen Austausch allemal. Ein paar Erfahrungen konnte ich dadurch aber bereits sammeln. Und nach knapp zwei Wochen kann ich durchaus sagen: Alles ist machbar!

Wie bei jedem Meeting gibt es drei wichtige Phasen: Die Vorbereitung, die Durchführung des Meetings selbst und die Nachbereitung.

 

Phase 1: #VorbereitungIstAlles

Die Einladung
Am besten verschickt man mit der Termineinladung nicht nur den Link zum  virtuellen Meeting-Ort, sondern auch eine klare, kurze Agenda, die allen Teilnehmern hilft sich besser vorzubereiten. Vor allem Kollegen, deren Teilnahme optional ist, können so besser entscheiden, ob sie teilnehmen oder nicht. Es sollte jedem klar sein, was das Ziel des Meetings ist, welche die eigene Rolle dabei ist und welchen Beitrag man leisten kann.

Der Rahmen steht
Macht Euch rechtzeitig klar, was Ihr alles für das Meeting benötigt. Sind notwendige Inhalte vorbereitet? Steht der Zugang zum virtuellen Meeting? Sind eventuell benötigte Tools wie beispielsweise Trello, Mural oder Miro geöffnet?  Ist Euch klar, mit welchem Ziel Ihr das Meeting angeht und was dabei Eure Rolle ist? Dafür ist es von Vorteil, sich am Ende der Woche die Termine für die kommende Woche anzuschauen und sich Terminblocker für die Vorbereitung zu setzen. Gerade, wenn es um ein längeres Meeting geht, solltet Ihr Euch außerdem Eure Lieblingstasse mit Kaffee oder Tee schnappen und für ein bisschen Obst oder Kekse als Snacks sorgen.

Moderation ist wichtig
Ob offiziell oder nicht – ein Teilnehmer sollte „den Hut“ aufhaben und für die Moderation verantwortlich sein. Dabei geht es um das Zeitmanagement, das Nachhalten von Themen und, falls nötig, moderatives Eingreifen.

Keine vollen Zeiten
Für die Terminierung aller Arten von Meetings - digital oder persönlich - empfehle ich eigentlich immer, nicht zu vollen Zeiten zu starten und abzuschließen. Setzt das Meeting lieber von 11.05 bis 11.55 Uhr an, als von 11.00 bis 12.00 Uhr. Das gibt allen Teilnehmern genug Zeit und Raum für eine kurze Nachbereitung und die Vorbereitung des Anschlusstermins.

One single point of touch
Neulich ist ein Missgeschick passiert und ein Kollege wurde komplett vom Meeting ausgeschlossen, weil wir dieses sehr spontan in einen anderen Channel verlegt haben, ohne Bescheid zu geben. Ups. Das passiert schnell mal, sollte es aber natürlich nicht. Bleibt deshalb immer bei dem ursprünglich kommunizierten Kanal. Es sei denn, Ihr seid sicher, dass alle schnell und einfach an den neuen virtuellen Treffpunkt wechseln können. 

Ein paar tiefe Atemzüge
Gleich geht’s los, alles ist vorbereitet. Der Videotermin ist geöffnet, Euer Mikrofon ist noch still geschaltet. Dann macht Euch jetzt selbst noch schnell bereit. Home Office bedeutet leider auch, dass wir uns sehr viel weniger bewegen als sonst. Stellt Euch deshalb auf den Balkon, die Terrasse oder macht ein Fenster auf und nehmt fünf tiefe Atemzüge. Dann kann es mit neuer Energie weitergehen! Mikrofon wieder einschalten und los geht’s.

 

Phase 2: #SeiSichtbar

Video an
Es ist sehr viel einfacher, Aussagen oder auch Stillschweigen zu deuten, wenn man die Mimik und Gestik des (virtuellen) Gegenübers sehen kann. Mir ist übrigens auch aufgefallen, dass in Video-Terminen, bei denen alle Kameras an sind, viel mehr gelacht wird und ein sehr konzentriertes, aber lockeres Miteinander entsteht.

Traut Euch
Bislang habe ich noch kein Meeting erlebt, das im totalen Chaos endete. Sowohl der Moderator als auch die anderen Teilnehmer koordinieren und regulieren das virtuelle Treffen. Traut euch also, mündliche und visuelle Beiträge zu bringen. Zeigt den Kollegen wichtige Dokumente und Präsentationen. Das macht das Meeting noch lebhafter.   

Notizen machen
Bei persönlichen Meetings ist es bereits zur Gewohnheit geworden, mitzuschreiben. In virtuellen Meetings interessanterweise eher nicht. Also schnappt Euch ein Notizbuch und schreibt das Wichtigste mit. Wenn Ihr via Laptop dokumentieren möchtet, vergesst nicht, Euch beim Tippen stumm zu schalten. Das Tastenklimpern ist für die anderen Teilnehmer doch ziemlich laut.

Ton an oder aus?
Ich habe bislang die Erfahrung gemacht, dass natürlichere Diskussionen entstehen, wenn erstmal niemand stummgeschaltet ist. Hintergrundgeräusche werden durch die heutige Technik ganz gut rausgefiltert. Wenn Ihr Euren Kaffee aber lauter schlürft als üblich oder andere „Störgeräusche“ fabriziert, schaltet Euch unbedingt stumm. Vergesst dann aber nicht, das Mikrofon wieder einzuschalten, wenn Ihr etwas zur Diskussion beitragen wollt.

Mach mal ne‘ Pause!
Gerade bei längeren Terminen machen Pausen wirklich Sinn, damit nicht irgendwann die „Luft raus ist“. Vorschlag: Pro Stunde jeweils 5 Minuten Pause einplanen, wenn das Meeting länger als 60 Minuten dauert.

 

Phase 3: #NachDemMeetingIstVorDemMeeting

Kurze persönliche Zusammenfassung
Wie sehen meine nächsten Schritte aus? Was sind meine Learnings? Habe ich mein Ziel erreicht? Was lief gut – was nicht so, und warum?

Stretching
Wahrscheinlich hat das Meeting zwischen 30 und 60 Minuten gedauert. Steht deshalb kurz auf, streckt Euch, bewegt Euch ein bisschen. Die Versorgung unserer Gehirnzellen wird durch Bewegung angeregt.

 

Ihr merkt schon, viele meiner Anregungen sind nicht nur für virtuelle, sondern auch für persönliche Meetings geeignet – ausprobieren, adjustieren, dazulernen. Viel Erfolg!